7 pilares das reuniões de check-in do OKR

Já demonstramos diversas vezes neste blog como a metodologia OKR propõe não só uma estrutura conceitual para a determinação dos objetivos, mas também formas de gestão das atividades rotineiras. Dentre estas atividades, temos um elemento muito importante que faz diferença em termos de organização e resultados: as reuniões de check-in – têm única e exclusiva finalidade de analisar e discutir o andamento dos objetivos.

Estes encontros, segundo a metodologia, devem ser feitos entre os colaboradores e os líderes; entre os departamentos e a direção e; entre a direção e a direção executiva. Focaremos nas reuniões entre os líderes e os funcionários que ocorrem semanalmente.

Abaixo listamos 7 pilares das reuniões de check-in propostas pela metodologia OKR. Desta forma, elas serão mais assertivas, objetivas e promissoras.  

 

1. Periodicidade e Cultura

Sugerimos que este encontro ocorra toda semana. Dedique alguns minutos para conversar com toda a sua equipe direta, nada mais que meia hora.

A cultura da companhia é muito importante para determinar quando estas reuniões ocorrem. Por exemplo, algumas áreas do Google São Paulo realizam os encontros todas as quintas-feiras porque, normalmente, nas sextas-feiras os colaboradores tendem a sair mais cedo. Identifique qual é o melhor momento para que estas reuniões ocorram sem que elas não interfiram em outros fatores diante sua cultura organizacional.

 

2. Reuniões coletivas e check-ins individuais (feedback)

As reuniões de check-in devem ser feitas coletivamente entre os integrantes de cada equipe. Lembrem-se que a metodologia OKR pressupõe a construção de um espaço colaborativo, isto é, promover um ambiente em que os obstáculos sejam superados com o trabalho em equipe. Os encontros de check-in devem ser utilizados para que os colaboradores manifestem suas dificuldades em cada objetivo e, com isso, sua equipe auxilie com ideias para transpassar cada ponto.

Os encontros individuais normalmente são feitos com o intuito de realizar um feedback pontual em relação os OKRs do colaborador. Caso algum colaborador manifeste uma dificuldade recorrente nas reuniões em equipe, a reunião de check-in deve ser feita individualmente para orientar o colaborador. Encontre fatores comportamentais, conjunturais ou, até mesmo, mude o foco do colaborador.

Uma questão importante em relação as reuniões de check-in é a respeito da diminuição do target dos objetivos. A princípio, não recomendamos que isso aconteça. Nossa sugestão é analisar qual o motivo que impactou no não atingimento do resultado. A metodologia OKR é um modelo de gestão que proporciona melhorias contínuas. Desta forma, analise os motivos que impactaram no andamento do objetivo e também as lições que aprenderam com isso.

 

3. Objetividade

As reuniões devem ser focadas em cada objetivo. Este fator é extremamente importante para o sucesso da metodologia OKR devido à disciplina em relação à gestão dos objetivos. Deixe para discutir outros fatores como, por exemplo, postura e/ou comportamento em outro momento.

Uma tendência que vem se mostrando bastante usual entre as empresas que utilizam OKR é a realização das reuniões de check-in com todos os integrantes em pé. Essa formatação beneficia a objetividade da reunião. Evitando, desta forma, assuntos desnecessários e garantindo o foco nos resultados.

 

4. Direcionamentos

Para concluir a reunião e certificar-se que as expectativas estão alinhadas, faça uma lista de direcionamentos que foram extraídas a partir do encontro.  Provavelmente, as orientações surgirão durante a reunião e, naturalmente, como todo diálogo, cada integrante terá uma interpretação a respeito da conversa. Ao final do encontro, retome cada ponto rapidamente para minimizar estas diferenças entre o entendimento do líder com o colaborador.

 

5. Disciplina

Nos primeiros ciclos utilizando a metodologia OKR, é normal que as equipes não estejam habituadas com rotina de reuniões de check-in. Desta forma, é importante ser um pouco mais rigoroso e exigir que estas reuniões aconteçam. Conforme o passar dos ciclos, as equipes aprenderão que este tempo, na verdade, é um investimento para conseguir melhores resultados.

Destaco também a necessidade de ter dados atualizados para debater os objetivos. Os sistemas ou as planilhas são base para a reunião e os dados devem acompanhar a periodicidade deste encontro. É fundamental que o software esteja atualizado para os check-ins, portanto, trabalhe o hábito dos seus colaboradores atualizarem os dados na véspera da reunião.

 

6. Bottom-up e top-down

Não se esqueça que a metodologia OKR propõe que a construção dos objetivos seja feita top-down de maneira macro e bottom-up de maneira micro. Portanto, dê mais abertura para os funcionários proporem soluções para o atingimento de seus objetivos. Este pilar garante a criatividade e compõe um fator importante para o engajamento dos colaboradores no processo. Ao dar mais abertura para o indivíduo atingir seus objetivos da forma como acha mais promissor, naturalmente ele se sentirá mais engajado pois concebeu esta solução e, portanto, acredita nela.

 

7. Adaptações culturais

Inicialmente, sugerimos que adaptem os pilares anteriores conforme a cultura organizacional. Converse com sua equipe e identifique como integrar cada elemento dentro das suas rotinas de trabalho e busque elementos que, por hora, não podem  ser aplicados por alguma limitação.

Porém, após alguns ciclos de adaptação, conforme sua empresa se acostuma com a metodologia OKR, entenda quais pilares sua empresa ainda não executa completamente e comece a integrá-los em sua rotina de forma gradual.

Lembre-se: quanto mais elementos da cultura OKR você integrar dentro do seu ambiente de trabalho, mais promissora e triunfante será sua empresa.

 

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