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Nesse artigo, iremos te mostrar um modelo de Feedback estruturado para que você pode melhorar sua comunicação, garantindo mais alinhamento e ajudando no desenvolvimento profissional e pessoals da sua equipe.
No contexto da gestão de pessoas, feedback é a comunicação de informações sobre o desempenho de uma pessoa ou grupo de pessoas, geralmente relacionadas a seus objetivos ou metas. Pode ser positivo ou negativo, e pode ser dado de várias formas, incluindo verbalmente, por escrito ou através de avaliações formais.
O objetivo do feedback é ajudar as pessoas a entender suas forças e fraquezas, e fornecer informações para que possam se desenvolver e melhorar seu desempenho.
O que você irá encontrar nesse artigo:
Dicas para escrever um bom modelo de feedback
Seja específico: Forneça exemplos concretos para ilustrar o desempenho do indivíduo, em vez de fazer julgamentos vagos ou genéricos.
Seja objetivo: Mantenha-se concentrado no comportamento ou desempenho do indivíduo, em vez de fazer julgamentos pessoais.
Seja construtivo: Ofereça sugestões para melhorar o desempenho, em vez de simplesmente criticar.
Seja honesto: Forneça feedback honesto e preciso, mesmo quando é difícil ou desconfortável.
Seja oportuno: Dê feedback o mais cedo possível, enquanto a situação ainda está fresca na mente das pessoas.
Seja clara: Use linguagem simples e evite jargões técnicos.
Seja equilibrado: Ofereça feedback tanto sobre o que o indivíduo está fazendo bem quanto sobre o que precisa melhorar.
Seja respeitoso: Trate as pessoas com respeito e dignidade, mesmo quando fornecendo feedback negativo.
Seja compreensivo: Tenha em mente que o feedback pode ser difícil de ouvir e tente colocar-se no lugar da pessoa.
Seja um exemplo: Pratique o que prega, mostrando ao seu colaborador o que é um feedback eficaz e construtivo.
Fornecer exemplos concretos de comportamentos ou ações específicas que ocorreram, tanto positivos quanto negativos, pode ajudar a ilustrar claramente o desempenho do indivíduo e ajudar a tornar o feedback mais preciso e objetivo. Além disso, isso também pode ajudar a evitar julgamentos vagos ou genéricos, que podem ser confusos ou desmotivadores.
É importante lembrar que o feedback deve ser oportuno e dado o mais cedo possível para que o indivíduo possa se lembrar do contexto e entender mais facilmente o que foi dito.
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Qual o melhorar momento para enviar feedback? Cadência e etapas do feedback no processo de gestão das empresas.
O melhor momento para praticar feedbacks em uma empresa varia de acordo com a necessidade e o objetivo da equipe ou do indivíduo. Algumas empresas preferem realizar feedbacks de forma regular, como mensalmente ou trimestralmente, enquanto outras preferem fazê-los de forma pontual, como após a conclusão de um projeto ou em momentos específicos, como a avaliação anual de desempenho.
O processo de gestão de feedback geralmente inclui as seguintes etapas:
Preparação: Antes de dar ou receber feedback, é importante preparar-se adequadamente, estabelecendo objetivos claros e definindo o que será discutido.
Comunicação: Durante a comunicação, é importante manter uma postura aberta e receptiva e usar uma linguagem clara e objetiva para transmitir o feedback.
Ação: Após o feedback ser dado, é importante estabelecer planos de ação para abordar as áreas de melhoria identificadas e trabalhar para alcançar os objetivos estabelecidos.
Acompanhamento: É importante acompanhar o progresso e fornecer feedback regular para garantir que as ações estão sendo implementadas e que os objetivos estão sendo alcançados.
É importante lembrar que o feedback deve ser dado de forma regular, para que as pessoas possam se desenvolver e evoluir continuamente. A comunicação aberta e honesta é fundamental para garantir que as pessoas estejam cientes de suas forças e fraquezas e estejam preparadas para superar
Estrutura e modelo de feedback eficaz
Uma estrutura comum para um feedback eficaz é a seguinte:
Comece com um comentário positivo: Inicie o feedback com uma observação positiva sobre o desempenho do indivíduo, para estabelecer um tom construtivo e motivador.
Forneça exemplos específicos: Forneça exemplos concretos de comportamentos ou ações específicas que ocorreram, tanto positivos quanto negativos, para ilustrar claramente o desempenho do indivíduo.
Faça sugestões para melhorar: Ofereça sugestões para melhorar o desempenho, se necessário, de forma construtiva e específica.
Faça uma declaração final positiva: Conclua o feedback com uma declaração final positiva, para enfatizar que você acredita no potencial do indivíduo e no seu desenvolvimento contínuo.
Faça perguntas abertas: Faça perguntas para o colaborador para que ele possa compreender e refletir sobre o feedback, e possa contribuir para a discussão.
Seja honesto e objetivo: Mantenha-se concentrado no comportamento ou desempenho do indivíduo, e evite fazer julgamentos pessoais.
Seja respeitoso: Trate as pessoas com respeito e dignidade, mesmo quando fornecendo feedback negativo.
Lembre-se, o feedback deve ser dado de forma clara, objetiva e construtiva, e deve ser baseado em fatos e exemplos concretos, e não em opiniões ou julgamentos pessoais.
Como transformar um feedback ruim e um feedback eficaz
Vamos aplicar nosso modelo de feedback para melhorar feedbacks ruins e torná-los mais eficazes. Lembre-se que você pode acessar nosso artigo com exemplos de feedbacks escritos para se inspirar.
Feedback sobre prazos:
❌ “Você é muito ruim em lidar com prazos, você sempre entrega tudo atrasado”
✅ “Eu notei que você tem tido dificuldade em cumprir os prazos estabelecidos. Por exemplo, na última semana, o relatório foi entregue com atraso de três dias. Gostaria de sugerir que você estabeleça metas de prazo mais realistas e que planeje melhor seu tempo para garantir que possa cumprir os prazos estabelecidos. Acredito que, com esses esforços, você será capaz de melhorar seu desempenho e entregar seus projetos no prazo.”
Feedback sobre liderança:
❌ “Você não tem capacidade de liderança, não consegue gerenciar sua equipe”
✅ “Eu percebi que você tem tido dificuldades em liderar sua equipe eficazmente. Por exemplo, na reunião da semana passada, notei que você não conseguiu manter a equipe focada e engajada. Gostaria de sugerir que você treine suas habilidades de liderança e gerenciamento de equipe, e que procure feedback de sua equipe para entender como eles percebem sua liderança. Acredito que, com esses esforços, você será capaz de melhorar sua liderança e gerenciar sua equipe de forma mais eficaz.”
Feedback sobre entregas lentas:
❌ “Você é muito lento, sempre atrasando as coisas.”
✅ “Eu notei que você tem tido dificuldade em manter um ritmo consistente em seu trabalho. Por exemplo, na semana passada, você levou mais tempo do que o necessário para concluir a tarefa. Gostaria de sugerir que você analise suas tarefas e estabeleça metas de tempo realistas e que planeje seu tempo de forma mais eficaz para garantir que possa concluir suas tarefas dentro do prazo. Acredito que, com esses esforços, você será capaz de melhorar seu desempenho e manter um ritmo mais consistente em seu trabalho.”
Feedback sobre criatividade:
❌ “Você não é criativo, sempre faz as coisas da mesma forma!”
✅ “Eu percebi que você tem tido dificuldade em trazer novas ideias e perspectivas para o projeto. Por exemplo, notei que as sugestões que você tem feito durante as reuniões são semelhantes às que já foram discutidas anteriormente. Gostaria de sugerir que você se esforce para pensar fora da caixa e busque novas inspirações. Estou disponível para discutir ideias e ajudá-lo a explorar novas possibilidades. Acredito que, com esses esforços, você será capaz de melhorar sua criatividade e contribuir de forma mais significativa para o projeto.”
Feedback sobre tomada de decisão:
❌ “Você é muito hesitante, nunca toma decisões.”
✅ “Eu notei que você tem tido dificuldade em tomar decisões de forma rápida e eficaz. Por exemplo, na reunião de ontem, você pareceu hesitar em tomar uma decisão importante. Gostaria de sugerir que você trabalhe em sua confiança e capacidade de tomar decisões, e que você se prepare melhor para as reuniões, para que possa tomar decisões de forma mais rápida e eficaz. Acredito que, com esses esforços, você será capaz de melhorar sua capacidade de tomar decisões e ser mais eficaz em seu trabalho.”
Feedback sobre comunicação:
❌ “Você não é bom em se comunicar, não consegue se expressar claramente.”
✅ “Eu notei que você tem tido dificuldade em se comunicar de forma clara e concisa. Por exemplo, na reunião de hoje, notei que você teve dificuldade em se expressar e transmitir suas ideias de forma eficaz. Gostaria de sugerir que você pratique suas habilidades de comunicação e se prepare melhor para as reuniões, para que possa se expressar de forma mais clara e concisa. Estou disponível para discutir suas ideias e ajudá-lo a expressá-las de forma mais eficaz. Acredito que, com esses esforços, você será capaz de melhorar sua comunicação e ser mais eficaz em seu trabalho.”
Feedback sobre indisciplina e atrasos:
❌ “Você é muito indisciplinado, sempre atrasando suas tarefas.”
✅ “Eu notei que você tem tido dificuldade em seguir as regras e procedimentos estabelecidos. Por exemplo, na semana passada, você entregou sua tarefa fora do prazo estabelecido. Gostaria de sugerir que você se familiarize melhor com as regras e procedimentos estabelecidos, e que você planeje melhor seu tempo para garantir que possa cumprir as tarefas dentro do prazo estabelecido. Acredito que, com esses esforços, você será capaz de melhorar sua disciplina e cumprir as tarefas dentro do prazo estabelecido. Além disso, sugiro que você estabeleça metas de prazo realistas e um plano de ação para cumpri-las.”
Feedback sobre trabalho em equipe:
❌ “Você não é bom em trabalhar em equipe, sempre age de forma individualista.”
✅ “Eu notei que você tem tido dificuldade em trabalhar em equipe e colaborar com os outros. Por exemplo, na última reunião de projeto, você não contribuiu com sugestões e ideias. Gostaria de sugerir que você trabalhe em suas habilidades de colaboração e trabalho em equipe, e que você busque feedback da equipe para entender como eles percebem sua colaboração. Acredito que, com esses esforços, você será capaz de melhorar sua capacidade de trabalhar em equipe e contribuir de forma mais significativa para o projeto.”
Feedback sobre procrastinação:
❌ “Você é muito preguiçoso, sempre procrastinando suas tarefas.”
✅ “Eu notei que você tem tido dificuldade em manter um alto nível de produtividade e evitar a procrastinação. Por exemplo, eu notei que você tem adiado tarefas importantes. Gostaria de sugerir que você estabeleça metas de produtividade realistas e planeje seu tempo de forma mais eficaz para garantir que possa cumprir suas tarefas dentro do prazo. Estou disponível para discutir suas tarefas e ajudá-lo a criar um plano de ação para evitar a procrastinação. Além disso, sugiro que você estabeleça metas de curto prazo e longo prazo e revise seus progresso regularmente. Acredito que, com esses esforços, você será capaz de melhorar sua produtividade e evitar a procrastinação.”
Feedback sobre iniciativa:
❌ “Você é muito passivo, não toma iniciativa.”
✅ “Eu notei que você tem tido dificuldade em tomar iniciativa e ser proativo em seu trabalho. Por exemplo, eu notei que você tem esperado para ser instruído antes de agir. Gostaria de sugerir que você trabalhe em sua iniciativa e proatividade, e que você busque novas oportunidades e desafios para mostrar sua capacidade de liderança. Estou disponível para discutir ideias e ajudá-lo a desenvolver sua proatividade. Acredito que, com esses esforços, você será capaz de melhorar sua iniciativa e ser mais proativo em seu trabalho.”
É importante notar que essas são apenas sugestões e cada feedback deve ser adaptado a cada situação, e levar em conta as necessidades e características do colaborador. Utilizar um modelo de feedback deve ser apenas uma base para você se inspirar e melhorar sua própria comunicação.
Quais os benefícios em ter um processo estruturado de feedbacks?
Um estudo realizado pela consultoria Deloitte descobriu que empresas que proporcionam feedbacks regulares e eficazes têm funcionários mais engajados e motivados.
De acordo com uma pesquisa da Gallup, apenas 39% dos funcionários americanos disseram que seus líderes os proporcionam feedbacks frequentes e úteis.
Existem diversos benefícios para as empresas em ter um processo estruturado e utilizar um modelo de feedback, alguns dos principais incluem:
Melhoria do desempenho: Fornecer feedbacks regulares ajuda os colaboradores a entender suas forças e fraquezas, e a trabalhar para melhorar suas habilidades e desempenho. Isso pode levar a um aumento na produtividade e eficiência da equipe.
Comunicação aberta: Um processo estruturado de feedbacks cria uma cultura de comunicação aberta, onde as pessoas se sentem à vontade para dar e receber feedbacks de forma honesta e construtiva. Isso pode ajudar a prevenir mal-entendidos e problemas de comunicação.
Desenvolvimento de liderança: Um processo estruturado de feedbacks ajuda os líderes a desenvolver habilidades de liderança, como comunicação eficaz, gerenciamento de conflitos e tomada de decisão.
Melhoria da cultura organizacional: Um processo estruturado de feedbacks ajuda a criar uma cultura de aprendizado contínuo e desenvolvimento, onde as pessoas se sentem motivadas a se desenvolver e evoluir.
Aumento da satisfação e retenção de funcionários: Quando os colaboradores sentem que estão sendo ouvidos e valorizados, eles se sentem mais engajados e motivados. Isso pode levar a um aumento na satisfação e retenção de funcionários.
Tomada de decisão informada: feedbacks regulares permitem que os líderes e a equipe tenha uma visão mais clara da situação atual e do desempenho da empresa e dos indivíduos. Isso permite que as decisões sejam tomadas com base em dados e informações precisas, aumentando a probabilidade de sucesso das iniciativas e projetos.
Identificação de problemas: Um processo estruturado de feedbacks permite que os problemas sejam identificados e abordados de forma rápida e eficaz, antes que eles se tornem maiores e mais difíceis de resolver.
Melhoria contínua: Um processo estruturado de feedbacks incentiva a equipe a se concentrar em melhorias contínuas, ao invés de se concentrar apenas em correções de problemas. Isso pode levar a um aumento na inovação e eficiência em longo prazo.
Em conclusão, o feedback é uma ferramenta valiosa para a gestão de pessoas, pois permite que os líderes forneçam informações sobre o desempenho dos funcionários e ajudem a identificar áreas de melhoria. Ele também é importante para a comunicação eficaz, aumentando a transparência e a clareza nas expectativas.
Utilizar um modelo de feedback, é uma forma de comunicação que tem como objetivo melhorar o desempenho e ajudar a equipe a alcançar seus objetivos. Ele pode ser positivo ou negativo, mas o importante é ser objetivo e construtivo, e ajudar a equipe a entender o que precisa ser melhorado e o que está sendo feito de forma correta.
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